Các doanh nghiệp có nhiều quy mô và hình thức khác nhau, trong đó các thành viên trong nhóm có thể là người địa phương hoặc lan rộng khắp toàn cầu. Dù sao, tất cả họ đều yêu cầu một nền tảng quản lý để sắp xếp thông tin của họ và cộng tác với nhóm.
Sau khi bạn bắt đầu khám phá các công cụ, nhiều tùy chọn được thiết kế để giúp bạn làm việc linh hoạt với các dự án, nhân viên, khách hàng và nhiệm vụ.
Hướng dẫn này về SharePoint so với OneDrive tập trung vào các khả năng mạnh mẽ của cả nền tảng và những điều bạn hoàn thành với từng nền tảng.
Đây là nhà phát triển nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu dựa trên trình duyệt sử dụng Microsoft. Điều này cho phép nhóm thiết lập một không gian tập trung để chia sẻ thông tin được bảo vệ bằng mật khẩu nếu được yêu cầu. Nội dung và tài liệu SharePoint được quản lý tại chỗ và chủ sở hữu trang có toàn quyền kiểm soát đối với trang SharePoint đã cho.
Mục đích chính của công cụ này là nâng cao năng suất và hiệu quả bằng cách hợp lý hóa khả năng tiếp cận thông tin. Nó sử dụng các phần web để biểu thị thông tin cho người dùng với các mô-đun khác nhau quản lý các trường hợp kinh doanh khác nhau.
OneDrive là gì?
Đây là bộ lưu trữ đám mây của Microsoft có thể được sử dụng miễn phí hoặc đăng ký để có các tính năng tốt hơn. Người dùng chỉ cần đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của họ và làm theo đúng quy trình để đồng bộ hóa các tệp trong OneDrive.
Công cụ này cho phép bạn đồng bộ, chia sẻ hoặc sao lưu các tệp được lưu trữ trên dịch vụ đám mây bằng tài khoản Microsoft.
- Người dùng có thể cộng tác trên Teams, sổ ghi chép dùng chung, tạo trang, lịch và sử dụng nhóm Office 365 để giao tiếp và quản lý tác vụ.
- Nhiều người dùng có thể có quyền sở hữu và quyền đối với một tài liệu. Điều này cho phép kiểm soát tốt hơn các dự án vì người dùng biết các bản cập nhật trong tệp.
- Cho phép quyền dựa trên vai trò trong các dự án. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được bảo mật và không người dùng nào có thể cản trở dữ liệu nếu không có quyền phù hợp.
- Người dùng có thể tạo các trang web hấp dẫn để sắp xếp thông tin theo nhiều danh mục khác nhau. Điều này sẽ giúp tìm kiếm dữ liệu dễ dàng.
Các phương pháp làm việc với OneDrive
- Đôi khi bạn muốn chia sẻ tệp với những người hạn chế và không phải tất cả mọi người. Nó là một nguồn hoàn hảo cho những người làm việc cá nhân và muốn soạn thảo các tài liệu mà không ai nhìn thấy được.
- Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với một lượt thích và chỉnh sửa quyền cho từng người dùng một cách dễ dàng.
- Dễ dàng đăng tài liệu từ OneDrive lên kênh Teams
- Lưu tài liệu vào OneDrive từ mọi nơi và truy cập tài liệu trên tất cả các thiết bị.
Chúng ta hãy xem xét một số tính năng làm cho chúng khác nhau:
1. Nền tảng
- Nó còn được gọi là không gian làm việc hợp tác ban đầu của Microsoft. SharePoint là giải pháp lưu trữ đám mây cộng tác và chia sẻ tài liệu cho phép quản lý dự án tốt hơn. Người dùng có thể tạo biểu mẫu và bảng điều khiển, tự động hóa quy trình làm việc, v.v.
- OneDrive là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa đám mây của Microsoft giúp giữ các tệp của bạn ở một nơi an toàn. Người dùng có thể chia sẻ chúng với những người khác và truy cập chúng mọi lúc, mọi nơi. Điều này cho phép người dùng tăng năng suất và cung cấp kết quả tốt hơn.
2. Hợp tác
- Microsoft đã biến SharePoint thành không gian làm việc cộng tác ban đầu để lưu trữ, chia sẻ, cộng tác và quản lý các dự án cũng như nhiệm vụ. Phần chính của hệ thống là giao tiếp và cộng tác.
- OneDrive là giải pháp cộng tác nội dung hoàn hảo cho hệ sinh thái Office 365. Người dùng có thể truy cập bộ nhớ đám mây để chia sẻ và cộng tác với bất kỳ ai trong tổ chức hoặc ai đó bên ngoài.
3. Lưu trữ
- SharePoint cung cấp lưu trữ đám mây hợp tác. Trong không gian này, bạn muốn thêm các tài liệu mà bạn cần cộng tác với những người khác. Mọi người trong nhóm đều có quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu nếu họ có quyền phù hợp.
- OneDrive là dung lượng lưu trữ cá nhân nhiều hơn. Bạn có thể thêm tài liệu và tệp mà chỉ bạn mới có thể truy cập vào không gian này. Giữ mọi thứ ở chế độ riêng tư trong khi bạn vẫn có lựa chọn chia sẻ tài liệu với những người được chọn, nhưng không ai có thể xem tài liệu đó cho đến khi bạn cấp quyền.
4. Khả năng tiếp cận
- SharePoint có một số quy tắc và quyền được xác định trước cho các tệp. Có một bộ quyền duy nhất cho mỗi tệp được tải lên. Điều này làm cho nền tảng trở nên dễ thích nghi hơn để cộng tác nhóm và bảo mật thông tin nhạy cảm.
- OneDrive dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Nó là một hệ thống thư mục trực tuyến phục vụ như một không gian làm việc riêng tư. Điều này có nghĩa là tài liệu của bạn sẽ chỉ được truy cập và xem bởi người đã tạo ra chúng.
5. Bảo mật
- SharePoint cung cấp thêm quyền kiểm soát đối với Tệp và dữ liệu bằng cách cho phép người quản trị xác định khả năng truy cập của họ.
- OneDrive cung cấp cùng một mã hóa có sẵn trong Microsoft 365. Nhưng điều này có thể không phù hợp với các tính năng bảo mật dành riêng cho tệp có sẵn trong SharePoint.
6. Hợp tác với các công cụ khác
- SharePoint cho phép bạn tự do kết hợp các tính năng của Microsoft 365 bao gồm Teams và Yammer. Người quản trị có thể thiết lập các site nhóm và thêm các thành viên cụ thể để truy cập tệp và theo dõi dự án.
- OneDrive hoạt động với Office 365 và giúp chia sẻ tệp. Nhưng bạn có thể cần SharePoint để làm cho quy trình thuận tiện hơn. Đây là không gian cá nhân hơn để giữ tài liệu của bạn trên bộ lưu trữ đám mây để có khả năng truy cập tốt hơn.
Cả hai nền tảng đều có một số tính năng tuyệt vời để thu hút sự chú ý của bạn. Các Nhân sự SharePoint trong việc tạo ra sự khác biệt lớn trong việc quản lý các chính sách của công ty và nhân viên. OneDrive được sử dụng để lưu trữ dữ liệu và truy cập nó thông qua nhiều thiết bị.
Kết thúc!
Câu trả lời cuối cùng đến với yêu cầu khi nói đến SharePoint so với OneDrive. Nếu bạn đang tìm kiếm một số tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp cơ bản thì OneDrive là dành cho bạn. Trong trường hợp bạn muốn có một số khả năng quản lý nâng cao, thì hãy truy cập SharePoint ngay lập tức.
